Must have: שירותים שבלעדיהם כל משרד אינו יכול להתקיים

עם היציאה מהסגר, חוזרים להם באיטיות חיי היום-יום לשגרה ולמציאות חדשה, המלוות גם בחזרה לעבודה בחלל המשרד. בעוד שאין זה משנה אם במשרד בו אתם עובדים נמצאים שני אנשים או מאתיים, כדי לנהל את העבודה ביעילות, בנוחות ובבטיחות ישנם כמה פריטים חיוניים שחייבים להופיע ברשימת הציוד והשירותים שלכם. לא בטוחים למה אתם זקוקים? לפניכם הרשימה הבסיסית שכוללת, בין היתר, גם פריטי-חובה שיסייעו לכם לשרוד את העבודה במשרד בתקופה זו של מגפה עולמית.

רהיטים – כי אין נאמן כמו כיסא מכוונן

כל משרד זקוק לריהוט בסיסי הכולל שולחנות עבודה וכיסאות, המגיעים במגוון סגנונות כדוגמת כיסאות מתכווננים או שולחנות עומדים. אליהם תוכלו להוסיף מדפים, ארונות תיוק ומגירות – בעיקר לפי צרכיו האינדיבידואלים של כל עובד. כמו כן, בחירה בריהוט נוח ומודרני צפוי להכניס לחללי העבודה שלכם משב רוח מרענן וצעיר אך בפרט, לתרום רבות לאווירה פרודוקטיבית ומהנה במיוחד במהלך יום העבודה.

אבטחת מידע ושירותי אינטרנט איכותיים

הדבר השני החיוני ברשימה הוא ציוד IT תקין ואיכותי הכולל מחשבים, שרת, קווי טלפון ומערכות לאבטחת מידע שכן במאה ה-21 אין משרד מודרני שלם ללא הימצאותם של מחשבים שולחניים, מחשבים ניידים ורשת טובה שתשמור על כולם מחוברים בבטחה.

בדומה לכיסאות הניתנים לכוונון, מומלץ להצטייד במקלדות ועכברים ארגונומיים ובמסכים איכותיים שיאפשרו נוחות מקסימלית לעובדים. ככל ששעות העבודה תהיינה נוחות יותר – כך גם צפויים העובדים להעביר את היום בנעימים, ביעילות ועם פחות כאבים.

בנוסף, קיומו של חיבור אינטרנט איכותי חשוב במיוחד להבטחת קיומה של תקשורת אמינה. מומלץ לבחור בספק אינטרנט שמתאים לצרכיכם וכדי לעקוב אחר טיב השירות, כדאי אף לבצע במהלך יום העבודה מספר בדיקות למהירות גלישה מקוונת או במילים אחרות – Speedtest. באופן זה תוכלו לאתר בעיות גלישה אפשריות בזמן אמת וכמובן, לטפלן במהרה וביעילות מול הספק.

תוכנות מחשב

התוכנות להן תזדקקו במשרד תלויות בעסק אותו אתם מנהלים ויכולות לכלול כל אחת מההבאות:

• תוכנה לנקודת מכירה
• תוכנה לניהול מלאי
• תוכנה לתזמון צוות
• תוכנה לתיוק ולהגנה על מסמכים
• תוכנה לקיום תקשורת פנימית
• תוכנה לניהול פרויקטים

עסקים מסויימים כמו סוכנויות עיצוב, משרדי אדריכלים או עורכי-דין יזדקקו לתוכנה ייעודית לתעשייה; ובמידה והעבודה נעשית על טאבלטים, תוכלו למצוא בחלק מהמקרים גם אפליקציות שיעשו את העבודה.  

מכונות צילום ומדפסות

אמנם אנו מצויים במאה ה-21 אך ההבטחה למשרדים ללא נייר לצערנו, טרם התגשמה. כיום זקוק כמעט כל משרד מודרני למדפסת לשם ייצור עותקים קשיחים של מסמכים מסויימים, כמו גם להנפקת חשבוניות, לתלושי אריזה ועוד. במידה ובמשרדכם עולה הצורך בייצור מאות עותקים של חומרי קידום או מסמכים אחרים, מומלץ להצטייד גם במכונת צילום.

כמה טיפים לשמירה על סביבה ירוקה במשרד, למען הדורות הבאים: רכשו ניירות ממוחזרים, הקפידו להפריד את פסולת הנייר מיתר האשפה והעבירו  למיחזור את מחסניות הדיו של המדפסת או של מכונת הצילום.

מגרסה

להפריד נייר זה חשוב, אבל יש ניירות שלא תרצו לזרוק בשלמותם וביניהם: מידע חסוי על העובדים, חומרים רגישים של העסק או של הלקוחות וכדומה. לשם כך מומלץ להחזיק גם מגרסה במשרד, שתשמיד את המסמכים ותדאג שהמידע שעובר דרכה לא יגיע לידיים הלא נכונות.

מכשירי כתיבה וציוד משרדי

כיוון שאנו עדיין חיים עם ניירות, יש מגוון ציוד משרדי שכדאי לקחת בחשבון.

בכל משרד כדאי שיהיו בנמצא: עטים, תיקיות, קלסרים, מעטפות, מהדקי-נייר, מספריים, נייר סלוטייפ, ומכלבים (מהדקים). בחלק מהמשרדים יימצא שימוש גם ללוח שעם ונעצים, לוח מחיק ומצבעים (טושים), גומיות, עפרונות ומחקים, סרגל ועוד.

המטבחון – לב המשרד

בין אם במשרד שלכם יש 2 עובדים ובין אם 20, המטבחון הוא לגמרי המקום בו הכל מתרחש שכן שיחות יום חולין, ארוחת צהריים משותפת או סתם בהייה במקרר הן חלק משגרת העבודה היומית במשרד. לכן, תמיד מומלץ לדאוג למטבחון מאובזר במידה ובו כוסות, ספלים, כפיות ומקרר עם חלב שיסגרו לכם את פינת הקפה או התה של אחר הצהריים. ניתן גם לדאוג לצלחות ולסכו״ם כמו גם לספוג ולסבון כלים.

היגיינה ועזרה ראשונה – לא רק בזמן קורונה

ערכת עזרה ראשונה בסיסית היא חובה בכל משרד, ובעידן של מגיפה מומלץ לדאוג בנוסף לזמינותם של חומרי חיטוי ומדחומים. בחדרי השירותים יש להחזיק סבון ומגבות לניגוב הידיים.

בעוד שחומרי ניקוי חיוניים בכל משרד גם לא בעת השתוללותה של מגיפה בחוץ, כבעלי המשרד עליכם לוודא שברשותכם כל מה שדרוש בכדי לשמור על סביבת עבודה נקיה – הן עבור העובדים והן עבור לקוחות ומבקרים.

אבטחה

הדבר האחרון ברשימה הוא ציוד אבטחה, כשהקפו תלוי בצרכים האישיים שלכם. ציוד אבטחה עשוי לכלול התקנתן של כמה מצלמות ומערכת אזעקה. במקרים בהם דרושה אבטחה ברמה גבוהה יותר מומלץ להיעזר בנקודות כניסה המוגנות בקוד גישה או בתגי מעבר ואפילו בהעסקת אנשי אבטחה ייעודיים. יתכן ובין השירותים אותם מציעה ספקית האינטרנט שלכם ישנן גם מצלמות אבטחה ואפליקציה ייעודית – אפשרות עליה כדאי לשאול בעודכם מבררים על מהירות וחבילות הגלישה המוצעות.

היציאה מן הסגר הביאה עימה התרגשות רבה עם החזרה לעבודה במשרדים ובחללים המשותפים אך גם לא מעט אתגרים חדשים. כדי לוודא שברשותכם כל מה שדרוש לניהול עבודה שוטפת, נקייה ונטולת סיכונים, ודאו כי משרדכם מאובזר כהלכה ועונה על כלל הצרכים – הן של העובדים והן של המבקרים. עבודה נעימה ובטוחה.