שלוש סיבות להטמעת מחולל דוחות בעסק שלך

מה זה מחולל דוחות?

מחולל דוחות הוא רכיב בפלטפורמה של מערכת ה-BI העסקית (בדרך כלל במערכות BI מובילות מהדור החדש) שמאפשר לשלוח דוחות בדחיפה למשתמשים בהתאם לזמנים קבועים או בהתאם לנסיבות או לפעולות מסוימות שהתרחשו בעסק. הדוחות נשלחים לתיבת הדואר האלקטרוני של הנמען, ניתנים לעיצוב וזמינים במגוון של פורמטים מוכרים כמו יישומי "אופיס", פיקסל, Doc, HTML, ו-PDF.

מתי נהוג לבצע שימוש במחולל דוחות?

במחולל הדוחות נהוג להיעזר כאשר מעוניינים לעדכן על שינויים שחלו במדדי הביצוע המרכזיים של הארגון (KPI) לדוגמה: כאשר ישנה חריגה מרף מסוים (לדוגמה: כמות רכישות נמוכה מהצפוי, או כמות נרשמים נמוכה מהמצופה) או לחילופין כאשר מעוניינים לעדכן בנושא שוטף ולתזמן את ההודעה מראש כמו שליחת דרישת תשלום ללקוחות. הטמעת מחולל הדוחות חוסכת כסף, ומקלה על הגורמים המקיימים קשרי גומלין עם הארגון להישאר מעודכנים מבלי לפתוח את המערכת.

שלוש סיבות להטמעת מחולל דוחות

מחולל הדוחות הוא כלי שימושי לכל ארגון שמעוניין בשיפור ביצועיו העסקיים, במעבר לאוטומציה של תהליכים ובטיפול בבעיות בעודן "קטנות".

שיפור ביצועי הארגון

מחולל הדוחות מאפשר לשלוח עדכונים לגורמי פנים וחוץ ארגוניים בנוגע למדדי הביצוע הארגוניים למשל – כמות הכנסות יומית, הוצאות על שיווק, כמות נרשמים לרשימת תפוצה, אופן המעורבות של הגולשים עם הארגון ביום מסוים. הודעות אלו נשלחות בדחיפה או באופן מתוזמן מראש ומאפשרות להנהלה, לעובדים, לספקים וללקוחות להישאר מעודכנים בנושאים הקשורים לעסק מבלי שהם צריכים להתחבר למערכת מסוימת או לאתר. לדוגמה – אם לקוח ממתין לתיאום משלוח ניתן לשלוח אליו ישירות ממחולל הדוחות הודעה, כי תואם לו שליח והוא ייצור עמו קשר בזמן הקרוב, ואם מנהל רוצה לדעת מה היקף ההכנסות היומי, מחולל הדוחות ישלח אליו הודעת דחיפה עם המידע הנחוץ לו.

אוטומציה של תהליכים

תפעול מחולל הדוחות אינו מצריך כוח אדם ייעודי לנושא, המשתמש במערכת ה-BI, מפיק דוח ומשייך אותו לרשימת תפוצה מובנית, הדוח נשלח ישירות לכתובת הדואר האלקטרוני של המשתמש ומותאם לרמת האבטחה שלו. לדוגמה – כאשר מעוניינים להפיק דוח לעשרות גורמים שונים, שחשופים למידע בדרגות שונות – אין כל צורך לבנות דוח נפרד לכל משתמש, בהתאם להרשאות השימוש שלו – שכן מחולל הדוחות מציג את המידע המתאים להרשאות המשתמש במערכת באופן אוטומטי.

טיפול בבעיות כשהן "קטנות"

המלאי במוצר "חם" מתקרב ל"קו האדום"? מספר בלתי סביר של קריאות שירות נפתחות במקביל? במחולל הדוחות ניתן להגדיר מהו אירוע חריג (לדוגמה: עשר קריאות שירות בשעה, בהתאם למדדי ה-KPI בדרך כלל) שאם יגיע לרף המוגדר (תנאי קיומו של הטריגר) תשלח הודעה בדחיפה לגורם האחראי בארגון לטיפול בבעיה גם אם הוא אינו מחובר למערכת.