טיפים להפקת אירועי חברה

מדי שנה בשנה, פונים עסקים אל חברות הפקה, בכוונה שיפיקו עבורם  אירוע חברה. העובדים שלכם עסוקים הרבה זמן במקום העבודה שלכם, עבור חלק ניכר מהם מקום עבודה זה הפך למקום בו הם מבלים את רוב מהלך חייהם. 

מה הם הטיפים עבור הפקת אירוע מוצלח?

* תכנית בק אפ – תצרו תכנית בק אפ לכל התחומים. משהו עלול להשתבש ולהרוס לכם את כל האירוע.

* בחירה של מקום – אקטואלית בעיקר עבור התקופה של עונת הקיץ, אירוע בחוץ קרוב לחוף הים או אירוע במקום שכולל מיזוג אוויר בתוך אולם אירועים.

* דאגו שאחד מהחברה או חברת הפקה יצלמו כמה שיותר תמונות – תמונות הן האמצעי הכי יעיל עבור המחשה של הצלחת האירוע. השכרת השירותים של צלם מקצועי היא ברורה, יש לתעד את מהלך התכנון של האירוע. עבור התיעוד של התכנון יש הרבה מעלות כאשר הכי חשובה שבהם היא פרסום של התמונות בדף האירוע אשר פתחתם ברשתות החברתיות.

* תעברו מבעוד מעוד על התכנית של האירוע – במהלך תקופה של שבועיים, בטרם יתחיל האירוע, עליכם לבחון היטב את התכנית של האירוע מראשיתה ועד לסופה. תופתעו לגלות כמה אלמנטים החמצתם. במהלך תקופה בת שבוע טרם האירוע, תבחנו שוב את התכנית של האירוע ותהיו מוכנים כשבידכם כל הפרטים עד הדקה התשעים.  

* המטרה של האירוע – ישנה חשיבות לכך שתגדירו מלכתחילה מהי המטרה של האירוע – אירוע השקה עבור מוצר חדש בחברה שלכם, אירוע של גיבוש עובדים או אירוע של משפחות.

* תצרו תיקייה של צור קשר – ביכולתכם לבצע תכנון של האירוע במהלך הרבה חודשים, אך היום המיועד לרוב מלווה בסטרס. עליכם לארגן תיקייה ובה כל המסמכים הרלוונטיים וכן החוזים של כל הספקים, עוד העתקים של התכנית ופרטי צור קשר בהישג יד.

* מסגרת התקציב – לפני שתחלו לבנות את האירוע שלכם ולדמיין מה יהיה לכם באירוע, ישנה חשיבות רבה לבניית מסגרת תקציב. כדאי לכם לבצע תקציב של האירוע שלכם בכעשרה אחוז פחות ממה שאתם מתכננים בפועל, על מנת שיישאר בידכם תקציב עבור הוספות ברגע האחרון.

* הפקת אירוע ורשתות חברתיות – הרשתות החברתיות מצוינות עבור תכנון של אירוע. הן בפייסבוק והן בטוויטר באפשרותכם לבנות דף אירוע ייחודי, להזמין בו את העובדים שלכם להצטרף למעקב אחר הדף ולעדכן בו סטטוס שיתעד את ההכנה לאירוע.

* ספקי משנה – חשוב לשכור את השירות של ספקים מרמה גבוהה. לא להתבונן רק על העלות הכי זולה, אלא על הטיב של הספק. כדאי לכם לקבל מלקוחות המלצות, להציץ בדף של הפייסובק ולהיפגש עם הספקים בצורה אישית. ניתן למצוא רשימת ספקים במדורי תרבות ובידור.

* ניהולו של משא ומתן עם הספקים – כיום ניתן להתמקח על הכל, אף אם אומרים לכם שלא ניתן. בטרם ביצוע השיחה עם הספקים, כדאי לכם להכין רשימה של כל מה שהנכם מעוניינים בו, לקבוע את מסגרת התקציב שלכם ולפרט בפני הספקים תקציב אשר כולל בין חמישה לעשרה אחוז בפחות. כמו כן, תמיד תהיינה הוצאות בלתי צפויות, כמו למשל – דמי שירות מיוחדים, עלויות של כל מיני הוצאות תפעול, מסים וכיוצא בזה, אז תשתדלו להיות הגיוניים. תעברו על הצעת המחיר בקפידה ואל תחששו לומר לספקים אילו חלקים בהצעת מחיר בעינכם יותר מדי יקרים. תדעו לכם כי עסקינן בשוק תחרותי ביותר ומרבית הספקים יהיו מעוניינים להתגמש על מנת לקבל מידכם את העבודה.

* חברות מקבילות – לא צריך לשבור את הראש שלכם בחיפוש אחר קונספט או אטרקציה חדשים. זה הזמן לגלות מה חברות אחרות עושות באירוע שלהן.   

* תצרו לוח זמנים ארגוני – החלו בציון של יום האירוע שלכם וערכו רשימה מפורטת של כל מה שעשוי להתרחש לפני, שלב אחרי שלב, תוך כדי קביעה של מועד עבור כל שלב ותנו את האחריות על הביצוע למישהו אחר. חלק ממועדי היעד יכולים להשתנות, אך תוכלו לעשות שימוש במשימות אשר מפורטות כנקודות התייחסות, כאשר כל אחד מהצוות יבדוק וימחק את המטלות שכבר הוא ביצע.